Pacientes escolhem quem responde primeiro
Contatos à noite e aos fins de semana podem migrar para concorrentes antes do próximo dia útil.
Elefai × Grupo NA
Atender primeiro.Encaminhar certo.
Um piloto controlado na Clínica Atos para validar o pré-atendimento, organizar a triagem e entregar cada contato ao time humano com o contexto correto.
O que ouvimos
A demanda chega antes da resposta.
A síntese abaixo foi construída a partir das reuniões de dezembro e janeiro. Antes da contratação, os números serão reconfirmados para que a solução não nasça baseada em premissas antigas.
Atendentes ocupadas com baixa intenção
Dúvidas que não geram agendamento consomem o tempo dedicado a pacientes qualificados.
Uma operação com muitas regras
Unidade, médico, plano, procedimento, preparo, retorno e disponibilidade precisam conversar.
Investimento precisa ser previsível
O projeto avança por marcos claros, com validação técnica antes da construção completa.
Para fechar o desenho
Quatro confirmações protegem a decisão.
4
O acordo para avançar
Atualizamos o cenário, confirmamos aderência e transformamos premissas em critérios objetivos.
01
Volume atualQuantas conversas únicas entram na Atos e em quais horários?
02
Processo e ferramenta atualO que o sistema de mensageria já executa e onde estão as lacunas?
03
Plataforma atualConfirmar a ferramenta usada pela equipe e sua possibilidade de integração.
04
Critério de sucessoQual resultado autoriza expandir o piloto para outra clínica?
Acordo de medição
Sucesso precisa ser combinado antes do início.
Ativação não é resultado. O piloto será avaliado pela qualidade da triagem e pelo tempo devolvido à equipe.
Velocidade de respostaMediana e pico por faixa de horário
Precisão do direcionamentoContato entregue à fila correta na primeira tentativa
Triagem concluídaIntenção, particular ou convênio e motivo identificados
Transferência com contextoEquipe recebe as informações sem reiniciar a conversa
Horas devolvidas à equipeTempo liberado para agendamento e situações complexas
Erros e exceçõesVolume, motivo, correção e aprendizado aplicado
Para cada indicador: linha de base atual → meta do piloto → fonte do dado → responsável pela validação.
Caminho recomendado
Começar na Atos. Expandir com prova.
A unidade de menor complexidade funciona como ambiente de validação: um canal, uma função e critérios claros antes de ampliar o investimento.
Paciente chama
Atendimento inicial no WhatsApp, inclusive fora do horário comercial.
Motivo identificado
A automação diferencia informação, interesse em agendamento e exceção.
Perfil confirmado
Particular ou convênio, qual convênio e tipo de atendimento procurado.
Fila correta
O contato é encaminhado para relacionamento ou agendamento.
Humano assume
A equipe recebe intenção, respostas e contexto para continuar sem recomeçar.
Recomendação Elefai
Piloto Atos
Pré-atendimento e triagem pelo WhatsApp, sem agendamento automático nesta fase, com transferência humana e medição desde o primeiro dia.
Capacidade contratadaAté 2 mil conversas/mês
Prazo estimado4 a 6 semanas
ExpansãoApós validação do piloto
Fronteiras claras
Escopo claro para o primeiro piloto.
Dentro do piloto
- Atendimento inicial no WhatsApp
- Respostas administrativas aprovadas
- Identificação da intenção do contato
- Triagem de particular e convênios
- Direcionamento para a fila adequada
- Transferência com contexto
- Painel de indicadores
- Treinamento e acompanhamento inicial
Fora do piloto
- Orientação ou aconselhamento médico
- Agendamento automático
- Integração com o Medware nesta fase
- Implantação simultânea nas seis unidades
- Telefonia por voz
- Migração forçada dos sistemas atuais
- Campanhas amplas sobre toda a base
- Negociação autônoma sem alçada
- Acesso a resultados e anexos clínicos
Integração
Medware fica preparado para uma fase futura.
O piloto inicial não depende da agenda nem da API do Medware. A integração será avaliada somente depois que a triagem comprovar segurança e aderência.
Fase 1 Pré-atendimento no WhatsApp
Fase 1 Regras administrativas aprovadas
Fase 1 Triagem de particular e convênios
Fase 1 Transferência para o time humano
Futuro Consulta de disponibilidade
Futuro Criação de agendamento
Futuro Regras por médico e procedimento
Futuro Homologação da integração
Roadmap
Quatro fases, com risco controlado.
Raio-X e diagnóstico
Mapear o atendimento atual, medir a linha de base e confirmar as regras da Atos.
1 semanaProjeto arquitetônico
Definir a jornada, os limites, as filas, os dados e os indicadores do piloto.
1 semanaProjeto executivo
Detalhar mensagens, exceções, segurança, testes e transferência humana.
1–2 semanasImplantar e homologar
Construir, testar com a equipe, corrigir e ativar de forma controlada.
1–2 semanasConstrução de valor
O piloto compra segurança antes da escala.
A Atos não foi escolhida para provar retorno imediato. Foi escolhida para validar a solução com menor risco antes de levá-la às unidades em que o volume e o impacto financeiro são maiores.
Volume mensal do piloto2 milconversas — referência informada na reunião
Média por dia útil91considerando 22 dias úteis
Função nesta faseTriagemsem agendamento automático
Mensalidade por conversaR$ 2,50no limite contratado do piloto
Quantas conversas uma pessoa consegue conduzir?
Depende do tempo efetivamente gasto em cada caso. O cenário abaixo considera seis horas produtivas dentro de um turno de oito horas — não é benchmark nem promessa de redução de equipe.
| Tempo por conversa | Por pessoa/dia | Capacidade equivalente* |
|---|---|---|
| 10 minutos | 36 | 3 pessoas |
| 15 minutos | 24 | 4 pessoas |
| 20 minutos | 18 | 6 pessoas |
*Para absorver 91 conversas em um dia útil. Conversas simultâneas, intervalos, complexidade e distribuição por horários alteram o dimensionamento real.
Simule capacidade devolvida à equipe
Conversas absorvidas pela automação800
Horas humanas devolvidas/mês160 h
Capacidade equivalente0,9 pessoa
Equipe focada emExceções + conversão
“Capacidade equivalente” usa 176 horas mensais. Não significa demissão: representa tempo potencialmente redirecionado para agendamentos qualificados, negociação e exceções.
Prova
O retorno inicial é reduzir incerteza: validar linguagem, regras, direcionamento e operação. A conta financeira ganha escala quando a solução aprovada avançar para a Viver e as demais clínicas.
Investimento
Implantação previsível. Operação sustentável.
O consumo de fornecedores é separado da remuneração da Elefai para dar transparência ao Grupo NA e estabilidade ao projeto.
R$ 12 mil
Valor fechado para o escopo inicial. Condição de pagamento a alinhar.
Entregas dos R$ 12 milRaio-X e diagnóstico da operaçãoIncluído
Projeto arquitetônico e executivoIncluído
Implantação, testes e homologaçãoIncluído
O Raio-X orienta toda a construção
O diagnóstico confirma a operação atual, as regras, os indicadores e os limites da triagem antes da implantação.
R$ 5.000 /mês
Cobrança iniciada somente com o piloto em produção.
Incluído nos R$ 5 mil/mês- Até 2 mil conversas mensais
- Sustentação contínua da operação
- Infraestrutura Elefai e monitoramento
- Manutenção corretiva
- Atualizações técnicas e otimização contínua
- Suporte técnico e operacional
- Ajustes e otimizações dentro do escopo
- Painel e acompanhamento mensal
- Expansão de volume negociada por nova faixa
Custos diretos do Grupo NAOpenAI e Meta/WhatsApp são contratados e pagos diretamente pelo cliente. Medware não integra esta primeira fase.
Simulação
Qual seria o potencial depois da validação?
A conta abaixo é apenas uma referência econômica para a expansão. O piloto da Atos mede primeiro triagem, segurança e capacidade devolvida.
Cenário de referência
Base do piloto: até 2 mil conversas mensais na Atos.
Contribuição mensal estimada
R$ 6.000
Agendamentos adicionais40
Após mensalidade ElefaiR$ 1.000
Não inclui custos de OpenAI, Meta, Medware, impostos ou outros efeitos operacionais. Não representa garantia de resultado.
Governança
Automação com limites claros.
Conta OpenAI do cliente
Projeto e faturamento sob responsabilidade do Grupo NA, sem compartilhamento de senha ou chave pessoal.
Credenciais protegidas
Chaves técnicas em ambiente seguro, com rotação, limites de consumo e sem exposição em código.
Privilégio mínimo
A automação acessa somente os recursos necessários para o pré-atendimento e a triagem.
Sem conduta médica
Dúvidas clínicas são encaminhadas para profissional ou atendimento humano autorizado.
Trilha de auditoria
Ações relevantes ficam registradas para análise e melhoria da operação.
Revisão contínua
Regras e respostas são versionadas e ajustadas com aprovação do Grupo NA.
Próximo passo
Confirmar as regras. Aprovar o piloto. Começar pequeno.
A proposta reduz o risco operacional, mede a qualidade da triagem e prepara uma expansão sustentada por evidências.